Mentions légales

Version du 2 septembre 2026

La protection de vos données personnelles et le respect du secret professionnel sont particulièrement importants pour le Cabinet dentaire Haerri.

La présente déclaration de protection des données explique quelles données personnelles peuvent être collectées et traitées lorsque vous utilisez notre service de prise de rendez-vous en ligne, à quelles fins elles sont utilisées, à qui elles peuvent être communiquées, où elles sont hébergées et quels sont vos droits.

Elle s’applique en particulier aux patientes et patients, aux personnes souhaitant devenir patientes ou patients du cabinet ainsi qu’aux personnes prenant rendez-vous pour un tiers, notamment pour un enfant ou une personne dont elles sont responsables.

Le traitement des données est effectué conformément au droit suisse applicable, notamment à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance d’application.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de la prise de rendez-vous en ligne est :

Dr Haerri Sàrl – Cabinet dentaire Haerri
Rue Centrale 9
1003 Lausanne
Suisse

Téléphone : +41 21 312 63 35
E-mail : haerri.cabinetdentaire@bluewin.ch

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits en matière de protection des données, vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessus.

2. Définitions

Les données personnelles sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Les données personnelles sensibles comprennent notamment les données relatives à la santé. Dans le cadre d’une prise de rendez-vous chez un médecin-dentiste, certaines informations communiquées par le patient, par exemple le motif de consultation ou des renseignements médicaux, peuvent constituer des données personnelles sensibles.

Une personne concernée est une personne dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.

Le traitement désigne toute opération portant sur des données personnelles, notamment leur collecte, leur enregistrement, leur consultation, leur utilisation, leur transmission, leur modification, leur conservation, leur archivage ou leur suppression.

3. Données personnelles traitées

3.1 Données communiquées lors de la prise de rendez-vous

Lorsque vous prenez rendez-vous en ligne, nous pouvons notamment traiter, selon les informations demandées dans le formulaire :

• votre prénom et votre nom ;
• votre date de naissance, lorsque celle-ci est nécessaire à votre identification ;
• votre numéro de téléphone ;
• votre adresse e-mail ;
• votre statut de patient existant ou de nouveau patient ;
• le type de rendez-vous ou de soin souhaité ;
• la date et l’heure du rendez-vous sélectionné ;
• le professionnel avec lequel le rendez-vous est demandé, le cas échéant ;
• les commentaires ou informations que vous choisissez de nous transmettre ;
• le cas échéant, certaines informations relatives à votre état de santé ou au motif de la consultation.

Nous vous invitons à ne communiquer dans les champs de texte libre que les informations réellement nécessaires à l’organisation de votre rendez-vous.

Les informations relatives à votre santé constituent des données personnelles sensibles et bénéficient d’une protection particulière.

3.2 Rendez-vous pris pour une autre personne

Vous pouvez, le cas échéant, prendre rendez-vous pour un enfant, un proche ou une autre personne que vous représentez.

Lorsque vous nous transmettez des données personnelles concernant un tiers, vous devez être autorisé à nous communiquer ces informations et veiller, dans la mesure du possible, à leur exactitude.

3.3 Données techniques

Lorsque vous accédez au service de prise de rendez-vous, certaines données techniques peuvent être automatiquement enregistrées pour permettre le fonctionnement, la sécurité et la maintenance du service.

Il peut notamment s’agir :

• de l’adresse IP ;
• de la date et de l’heure de la connexion ;
• des pages ou fonctions consultées ;
• du type de navigateur ;
• du système d’exploitation et du type d’appareil utilisé ;
• des informations techniques relatives aux erreurs ou aux tentatives de connexion ;
• de données contenues dans les journaux techniques du serveur.

Ces informations sont utilisées principalement pour assurer la sécurité du service, détecter d’éventuels dysfonctionnements, prévenir les abus et maintenir les performances du système.

4. Finalités du traitement

Nous traitons les données personnelles collectées dans le cadre de la prise de rendez-vous en ligne notamment afin de :

• permettre la prise, la confirmation, la modification ou l’annulation d’un rendez-vous ;
• identifier correctement la patiente ou le patient ;
• organiser l’agenda du cabinet ;
• déterminer le type et la durée appropriés du rendez-vous ;
• assurer la continuité administrative et médicale de la prise en charge ;
• contacter la patiente ou le patient lorsqu’une information concernant le rendez-vous doit être communiquée ;
• envoyer, lorsque cette fonction est utilisée, une confirmation ou un rappel de rendez-vous ;
• intégrer ou reporter les informations nécessaires dans le logiciel de gestion du cabinet ;
• assurer le fonctionnement technique et la sécurité du service ;
• prévenir les utilisations abusives ou frauduleuses ;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables au cabinet et aux professionnels de la santé ;
• faire valoir ou défendre des droits en cas de nécessité.

Les données recueillies dans le cadre de la prise de rendez-vous ne sont pas vendues à des tiers.

Elles ne sont pas utilisées par le cabinet à des fins de profilage publicitaire.

5. Logiciel de gestion du cabinet – Dental’in

Le Cabinet dentaire Haerri utilise pour la gestion de son activité le logiciel Dental’in, basé sur la plateforme 4D.

Les informations nécessaires à la gestion du rendez-vous peuvent être transférées, importées ou synchronisées avec Dental’in afin notamment de gérer l’agenda du cabinet, d’identifier le patient et d’assurer le suivi administratif et médical.

Le fait que le logiciel soit basé sur la technologie 4D ne signifie pas en soi que les données des patients sont communiquées à la société 4D. Les données ne sont transmises à des tiers que lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service et dans les conditions prévues par la présente déclaration.

Lorsque les informations recueillies lors de la prise de rendez-vous sont intégrées au dossier du patient, elles peuvent ensuite être soumises aux règles applicables à la conservation des dossiers médicaux.

6. Hébergement et sous-traitants

6.1 Hébergement en Suisse

Le service de prise de rendez-vous en ligne est hébergé en Suisse

6.2 Accès aux données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :

• aux médecins-dentistes du cabinet ;
• aux hygiénistes dentaires, assistantes et autres membres autorisés de l’équipe lorsque cela est nécessaire ;
• aux personnes chargées de l’administration et de la gestion des rendez-vous ;
• aux prestataires informatiques auxquels un accès est nécessaire pour la maintenance, l’hébergement ou la sécurité du système.

Les personnes ayant accès aux informations des patients sont soumises à des obligations de confidentialité adaptées à leur fonction.

Les professionnels de la santé sont en outre soumis au secret professionnel.

6.3 Autres prestataires techniques

Lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service, nous pouvons faire appel à des prestataires spécialisés, par exemple pour l’hébergement, la maintenance informatique ou l’envoi technique de communications.

Ces prestataires ne reçoivent que les données nécessaires à l’exécution de la prestation qui leur est confiée et doivent les traiter conformément à nos instructions et aux exigences applicables en matière de protection des données et de confidentialité.

7. Communications par e-mail ou SMS

Lorsque le service le prévoit, nous pouvons utiliser les coordonnées que vous nous avez communiquées afin de vous envoyer :

• une confirmation de rendez-vous ;
• un rappel de rendez-vous ;
• une information concernant une modification ou une annulation ;
• un lien permettant éventuellement de gérer votre rendez-vous en ligne.

Les communications électroniques peuvent contenir des informations permettant d’identifier l’existence d’un rendez-vous auprès du cabinet.

Nous vous recommandons par conséquent de veiller à ce que les coordonnées fournies soient correctes et personnelles.

Lorsqu’un lien personnalisé permettant de gérer un rendez-vous vous est envoyé, celui-ci est destiné à votre usage personnel. Nous vous recommandons de ne pas le transmettre à des tiers.

8. Communication de données à l’étranger

L’infrastructure principale (Infomaniak) utilisée pour héberger le service de prise de rendez-vous est située en Suisse.

Dans la mesure du possible, nous privilégions le traitement des données en Suisse.

Si, pour une fonction particulière du service, des données devaient être communiquées à un prestataire situé à l’étranger, une telle communication ne serait effectuée que conformément aux exigences de la législation suisse sur la protection des données.

Lorsqu’un pays ne garantit pas un niveau de protection reconnu comme adéquat par la Suisse, des garanties appropriées doivent notamment être mises en place, par exemple des clauses contractuelles reconnues, sauf si une exception prévue par la loi est applicable.

La présente déclaration sera adaptée si l’utilisation d’un nouveau prestataire entraîne une communication régulière de données personnelles à l’étranger.

9. Durée de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que cela est nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou aussi longtemps qu’une obligation légale, réglementaire ou professionnelle l’exige.

Les données purement techniques, notamment certains journaux de serveur, sont conservées pendant une durée adaptée aux besoins de sécurité, de maintenance et de diagnostic du système.

Les informations relatives à un rendez-vous peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles sont nécessaires à la gestion de la relation avec le patient ou lorsqu’elles sont intégrées au dossier du patient.

Les données faisant partie du dossier médical sont conservées conformément aux obligations légales et professionnelles applicables aux professionnels de la santé.

À l’expiration de la durée de conservation applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi exige leur conservation.

10. Secret professionnel et données de santé

Les données relatives à votre santé bénéficient d’une protection particulière.

Les médecins-dentistes et les autres professionnels concernés sont soumis au secret professionnel conformément au droit suisse et aux dispositions applicables dans le canton de Vaud.

Les informations relevant du secret professionnel ne sont pas communiquées à des tiers sans votre autorisation, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige ou lorsqu’une autre justification légale est applicable.

Le recours à un prestataire informatique ou à un hébergeur n’autorise pas celui-ci à utiliser librement les données qui lui sont confiées.

11. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre notamment :

• l’accès non autorisé ;
• la perte ;
• la modification non autorisée ;
• la divulgation ;
• la destruction ;
• l’utilisation abusive.

Le service de prise de rendez-vous utilise notamment une connexion chiffrée HTTPS/TLS afin de protéger la transmission des informations entre votre appareil et le serveur.

Des mesures de contrôle des accès et de limitation des droits sont mises en œuvre afin que les données ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées.

Nos systèmes et composants logiciels font l’objet de mesures de maintenance et de sécurité adaptées à leur utilisation.

Malgré les mesures de protection mises en œuvre, aucune transmission ou conservation de données sur Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

12. Cookies et technologies similaires

Le service de prise de rendez-vous peut utiliser des cookies ou des technologies comparables nécessaires à son fonctionnement.

Les cookies sont de petits fichiers ou informations enregistrés temporairement ou durablement par votre navigateur.

12.1 Cookies techniques et fonctionnels

Des cookies peuvent notamment être nécessaires pour :

• maintenir une session ;
• mémoriser certains choix techniques ou linguistiques ;
• assurer la sécurité du formulaire ;
• permettre le fonctionnement correct du processus de réservation ;
• prévenir les abus.

Ces cookies ont une fonction principalement technique et ne servent pas à établir un profil publicitaire du patient.

Les cookies de session sont généralement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur. D’autres cookies peuvent être conservés pendant une durée déterminée.

12.2 Cookies d’analyse ou de marketing

Le service de prise de rendez-vous n’a pas pour finalité d’établir des profils publicitaires à partir des informations médicales ou des données de réservation.

Si des outils d’analyse d’audience ou d’autres services tiers impliquant des cookies non strictement nécessaires sont utilisés, des informations complémentaires sont fournies et, lorsque cela est requis, votre choix ou votre consentement est demandé.

Vous pouvez par ailleurs configurer votre navigateur afin de refuser ou supprimer certains cookies. Le blocage de cookies strictement nécessaires peut toutefois empêcher le bon fonctionnement de certaines fonctions du service.

13. Décisions automatisées et profilage

Les données communiquées lors de la prise de rendez-vous ne sont pas utilisées pour prendre à votre égard une décision médicale reposant exclusivement sur un traitement automatisé.

La prise de rendez-vous en ligne permet principalement de sélectionner et d’organiser un rendez-vous selon les disponibilités et les paramètres définis par le cabinet.

Aucun diagnostic médical n’est établi automatiquement sur la seule base des informations saisies dans le formulaire de réservation.

14. Droits des personnes concernées

Dans les limites prévues par la législation applicable, vous pouvez notamment demander :

• si nous traitons des données personnelles vous concernant ;
• l’accès aux données personnelles vous concernant ;
• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• l’effacement de certaines données lorsque les conditions légales sont remplies ;
• la limitation ou la cessation de certains traitements lorsque cela est applicable ;
• la remise ou la transmission de certaines données dans un format électronique usuel lorsque les conditions légales sont remplies ;
• la révocation d’un consentement lorsque le traitement concerné repose sur votre consentement.

L’exercice de certains droits peut être limité lorsque nous sommes tenus de conserver des données en vertu d’une obligation légale, réglementaire ou professionnelle, notamment en ce qui concerne le dossier médical.

Nous pouvons demander une preuve d’identité appropriée avant de répondre à une demande afin d’éviter que des informations confidentielles soient communiquées à une personne non autorisée.

Les demandes peuvent être adressées à :

Dr Haerri Sàrl – Cabinet dentaire Haerri
Rue Centrale 9
1003 Lausanne
Suisse

E-mail : haerri.cabinetdentaire@bluewin.ch

15. Autorité de surveillance

Vous pouvez également vous adresser à l’autorité suisse compétente en matière de protection des données :

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
Suisse

Le PFPDT met à disposition des informations relatives à la protection des données et aux droits des personnes concernées sur son site Internet officiel.

16. Liens vers des sites ou services externes

Le service de prise de rendez-vous peut contenir des liens vers d’autres sites Internet ou services.

Lorsque vous quittez notre service pour accéder à un site tiers, le traitement de vos données par ce tiers est régi par sa propre déclaration de protection des données.

Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection des données de services externes que nous ne contrôlons pas.

17. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons modifier ou compléter la présente déclaration de protection des données lorsque cela est nécessaire, notamment en raison :

• d’une modification du service de prise de rendez-vous ;
• de l’ajout ou du remplacement d’un prestataire technique ;
• d’une évolution des technologies utilisées ;
• d’une modification des exigences légales ou réglementaires.

La version en vigueur est celle publiée sur le site de prise de rendez-vous.

La date de la dernière mise à jour figure en début de document.